После того, как были просмотрены используемые Вами сайты, Вы отобрали интересующие Вас закупки, но есть проблема в их каталогизации на Вашем компьютере или сервере. Можно, конечно же, на каждую закупку создавать отдельную папку, скачивать туда все необходимые документы, которые гос. заказчик прикрепляет к закупке (обычно это, извещение о проведении тендера, тендерная документация и тд), при наименовании тендера «вбивать» туда, к примеру, дату окончания срока подачи тендерных заявок.
Но это – очень не удобно, так как во-первых, гос. заказчик может внести изменения в тендерную документацию самостоятельно, в связи с чем измениться дата окончания подачи заявок, также, предполагаемые участники могут отправить письменный запрос на опубликование разъяснений в некоторых пунктах тех. задания. После получения такого письменного запроса, гос. заказчик обязан в трехдневный срок разместить на сайте разъяснения по данному вопросу, в связи с этим срок окончания подачи заявок также отодвигается. Для того, чтобы Вам контролировать были ли внесены изменения к тендеру, Вам нужно каждый день заходить на страницу с тендером и смотреть, есть ли изменения или нет. Если это делать не каждый день, то об этом можно забыть вообще, отправить заявку, а потом выясниться, что гос. заказчик внес изменения в тех. задание, а свою заявку Вы уже отправили, ориентируясь на изначальное тех. задание. Как результат, Вашу заявку отклонят, Вы потратите время и возможно деньги на пересылку заявки в другой город.
Также, неудобство вызвано тем, что Вам будет затруднительно делать какие-либо записи, пометки, относительно тендера. Конечно же, Вы можете делать пометки в блокноте, на листиках бумаги, но они могут потеряться. Вам нужно будет всегда помнить, что в Вашем блокноте или на листике Вы сделали важную пометку, и есть шанс, довольно большой, что к тому времени, когда информация Вам понадобится, Вы о ней забудете.
Также, Вам нужно будет перемещать тендеры из одной папки на компьютере в другую, что очень не удобно, чтобы знать, какие тендеры были выиграны, какие проиграны, какие отправлены, над какими Вы еще работаете и тд.
Вам необходимо будет осуществлять постоянный мониторинг тендеров (т.е. ежедневно заходить по ссылке на тендер), с тем, чтобы знать их статус, появился ли протокол рассмотрения заявок, протокол вскрытия и тд.
Все эти манипуляции и действия по-отдельности отнимают не много времени, но если сложить все то, что нужно сделать каждый день, тем более, если работать приходится в большим объемом тендеров, то это делает затруднительным эффективную работу специалиста по гос. заказу. Результатом низкой эффективности может быть: ошибки в оформлении тендерных заявок, более длительное время заполнения тендерной заявки, не хватка времени на то, чтобы отправить заявку вовремя и тд и тп.